قانون بی اهمیت بودن پارکینسون (که در ادامه توضیح خواهیم داد) یک مسئله ی واقعی و برای محققان علوم کامپیوتر بخصوص دانشجویان دکتری به یک بخش از زندگی روزمره تبدیل شده است. همانطور که می دانیم، مهمترین رسالت یک دانشجوی دکتری ارائه یک مقاله پژوهشی است، که این امر فعالیت بسیار وقت گیری می باشد. چراکه کارهای نامشخصی وجود دارد که معمولاً زمان زیادی برای تکمیل آن مورد نیاز است. که این حالت اغلب باعث به تعویق انداختن کارها می شود و پیشرفت انجام کار را به حداقل می رساند و تکمیل تحقیق را سخت تر می کند. مطمئناً، دانشجویان دکتری اکثرا مشغول کار، وظایف متعدد، برگزاری جلسات و کارهای زیاد دیگری هستند. در این پست، می خواهیم عواقب قانون پارکینسون را برای محققان بررسی کنیم و تجربیات خود را که پس از سالها برخورد با آن به دست آوردهام، را به اشتراک بگذارم.
تعریف قانون پارکینسون به زبان ساده و مختصر
👈 آیا برایتان پیش آمده که نامهای را به یک اداره ی دولتی تحویل دهید و ببینید هیچکس هم در اتاق مدیر یا کارشناس نیست و کار دیگری هم ندارد. اما مجبور شوید چند دقیقه یا چند ساعت پیش در بایستید تا نامهتان امضا شود؟
👈 آیا این اتفاق افتاده که از سرعت پایین تایپ کردن یک اپراتور شاکی شوید و با خود بگویید چرا از بین همه ی کسانی که میتوانستند پشت این کامپیوتر باشند، این فرد به عنوان اپراتور انتخاب شده است؟
اگر چنین تجربههایی داشتهاید، شما قانون پارکینسون را در عمل تجربه کردهاید؛ حتی اگر نام آن را تا امروز نمیدانستهاید.
تعریف قانون پارکینسون
هر کاری به اندازه ی زمان و فضا و منابعی که برای آن در نظر میگیریم، بزرگ میشود و کِش پیدا میکند.
رئیس یک اداره برای امضا کردن یک نامه به چقدر زمان نیاز دارد؟ به اندازه ی همه ی وقت و زمانی که دارد. اگر یک دقیقه وقت داشته باشد، یک دقیقهای امضا میکند و اگر هشت ساعت وقت داشته باشد، همه ی هشت ساعت را به امضا کردن آن نامه اختصاص میدهد.
برای تدوین طرح توسعه ی یک شهرک صنعتی به چند نفر نیاز داریم؟ به اندازه ی همه افراد در دسترس. اگر سه نفر را مسئول این کار کنید، طرح را تدوین میکنند. اگر سی نفر را هم به عنوان تیم تدوین طرح در نظر بگیرید، نمیگویند تعداد ما زیاد است. باز هم همه ی آن سی نفر برای پروژه وقت میگذارند.
اگر کاری را که یک نفر می تواند به سادگی انجام دهد به هفت نفر واگذار کنید، پس از مدتی به نتیجه می رسید که واقعا به هفت نفر نیاز داشته اید، و در ابتدا اشتباه فکر می کرده اید!
کاربرد قانون پارکینسون در زندگی روزمره
امروزه بسیاری از نویسندگان، قانون پارکینسون را با مثالهای ساده ی در دسترس شرح میدهند. مثلاً میگویند:
👈 مهم نیست حجم فلش مموری شما یا حافظه ی موبایلتان چقدر است. هر چقدر باشد، به هر حال شما همه ی آن را پر خواهید کرد و با مشکل «خالی کردن حافظه» روبهرو خواهید شد.
👈 مهم نیست کیف یا چمدان یا کمد لباسهایتان چقدر بزرگ باشد، دیر یا زود حس میکنید که حجم آن کم است.
بر تکیه بر این منطق، بهتر است در هر کار و هر پروژه از همان ابتدا برآورد درستی از منابع مورد نیاز داشته باشیم. در غیر این صورت ممکن است هرگز متوجه برآورد اشتباهمان نشویم.
قانون بی اهمیت بودن پارکینسون عبارت است از صرف زمان نامتناسب برای بحث در مورد بخش های بی اهمیت یک مشکل به جای تمرکز بر موضوعات مهم تر. توضیح می دهد که چرا موارد بی اهمیت و کم اولویت بر برنامه ها و جلسات پروژه تسلط دارند. چراکه مردم راحت تر در مورد چیزهایی که به خوبی درک می کنند می تواننند صحبت کنند تا مسائل پیچیده تر. این رفتار از گرفتن تصمیمات سخت و مقابله با مشکلات اصلی جلوگیری می کند. در عوض، مردم تمایل دارند پیشرفت کارهایی که کم اهمیت تر است را زیر نظر داشته باشند چون ساده تر است!
حال بیایید قانون پارکینسون را برای انجام یک مقاله پژوهشی به عنوان دانشجوی دکتری بررسی کنیم.
- به تعویق انداختن نگارش
فرض کنید که باید بخشی از مقاله را بنویسید و یک روز فرصت دارید تا آن را انجام دهید. ابتدا عنوان بخش را می نویسید و به محتوای آن (یعنی تعداد پاراگراف ها، شکل ها و غیره) فکر می کنید. از آنجایی که یک روز کامل فرصت دارید، میخواهید بخش را تا حد امکان کامل بنویسید. بنابراین ممکن است یک فنجان قهوه بردارید، با همکار خود در راهرو صحبت کنید و ایده های عالی برای هر جمله پیدا کنید. در پایان روز و به دلیل توقعات زیاد، ساعت 17:00 است و شما همچنان مشغول نوشتن همان بخش هستید.
حال تصور کنید که به جای یک روز فقط یک ساعت فرصت دارید تا همان بخش را بنویسید. متوجه می شوید که دیگر زمانی برای قهوه یا گفتگوهای راهرو نیست. بنابراین هر دو را نادیده می گیرید و روی کار ضروری تمرکز می کنید. تمرکز بیش از حد روی کیفیت محتوا را متوقف می کنید و فقط شروع به نوشتن چند جمله در یک زمان می کنید. با انجام این کار، با نوشتن یک جمله پس از دیگری به سرعت یخ را شکسته اید. سپس جملات را به پاراگرافها تقسیم میکنید، ویرایشهای جزئی را اضافه میکنید و همه چیز را مرتب میکنید تا با ایده اصلی مطابقت داشته باشد. در نهایت، شما کار را در یک ساعت انجام می دهید. البته بخش نوشته شده ناقص است، اما می دانید که حتی یک بخش بعد در اولین نگارش کامل نخواهد بود.
نکته مهم در اینجا این است که نباید زمان زیادی را صرف کیفیت نوشتن کنید. طبیعتاً این یک کار تکراری است. که بعدا نیاز به اصلاح دارد. بنابراین، به خودتان زمان زیادی برای تکمیل آن ندهید، فقط بنویسید!
- استفاده بیش از حد از ابزارهای مهندسی
قانون بی اهمیتی همچنین می تواند به عنوان مهندسی بیش از حد در زمینه تحقیق ظاهر شود. به عنوان محقق، هدف ما درک مسئله تحقیق و ارائه یک خروجی مستدل است. برای انجام این کار، ما از ابزارهایی برای کمک به فرآیند تحقیق استفاده می کنیم (و گاهی اوقات ایجاد می کنیم). برای محققان علوم کامپیوتر معمول است که زمان زیادی را صرف ابزارهای مهندسی بیش از حد می کنند. این رفتار اغلب غیر ضروری است، زیرا ابزارهای تحقیق محصولات نرم افزاری آماده تولید نیستند. ابزار تحقیق برای اثبات یا رد یک فرضیه استفاده می شود. این فرضیه است که بیشترین اهمیت را دارد.
بنابراین، بین پیادهسازی ابزار و برنامهریزی/تفکر بیش از حد، خط باریکی وجود دارد. صرف زمان زیاد برای جزئیات کوچک اجرایی می تواند ما را فلج کند و نتوانیم در پروژه تحقیقاتی پیشرفت کنیم.
به طور کلی، صرف زمان غیر ضروری برای ابزارسازی، راه دیگری برای به تعویق انداختن نوشتن است. همچنین، کار را در آینده سختتر میکند، زیرا ابزارهای خوب باید نگهداری شوند. در واقع، بهبود یک ابزار معمولاً بعداً آسانتر است، پس از ارسال مقاله، به جای تلاش برای خوب کردن آن از ابتدا. هیچ کس نمی داند که مقاله در آینده پس از بررسی همتایان چگونه تغییر خواهد کرد. بنابراین ما با یک پروژه بیش از حد پیچیده مانده ایم که بودجه زمانی برای ساده سازی آن نداریم. راه حل یکسان است: چیزی را اجرا کنید که “فقط” کار می کند .
- ایجاد جلسات متعدد
پروژههای تحقیقاتی گروهی توسط زیرمجموعههایی از محققان که وقت خود را صرف کارهای بیاهمیتی میکنند که میتوانند در آن مشارکت کنند، گرفتار میشوند. به عنوان یک نفر، ما تمایل داریم از تصمیم گیری های بالا و به عهده گرفتن مسئولیت ها به تنهایی اجتناب کنیم. بنابراین، تصمیم گیری بر اساس جلسات و “توافق دموکراتیک” یک استراتژی معمولی است. این قانون بی اهمیتی را در هرج و مرج جلسات بی ثمر منفجر می کند.
جلسات با محققان بسیار صاحب نظر می تواند به سرعت به یک میدان نبرد ذهنی تبدیل شود. مردم باید توسط همه درک شوند و درک یکسانی از بقیه داشته باشند. در پایان، جلسات بزرگ با افرادی که درک نمیکنند یا نمیخواهند مشارکت کنند، از مسیر خارج میشوند. برای مثال، انحراف به بخشهای غیرفنی، بخشهای سطحی که همه میفهمند، بهعنوان راهی برای مشارکت آسان است. جلسات اغلب بر روی زمینه های بی اهمیتی مانند جزئیات پیاده سازی، عناوین و نام ها تمرکز می کنند. بحث درباره تصمیمات تحقیقاتی ضروری و پرهزینه زمان کمی را می طلبد.
نتیجه اکثر جلسات اغلب تصمیم برای اینکه تصمیم بگیریم دوباره کجا و در چه ساعتی ملاقات کنیم، اما جلسات می توانند مفید هم باشند، تنها باید مراقب قانون بی اهمیت بودن پارکینسون باشید، زیرا نیمی از مردم گوش نمی دهند، یک سوم مردم نظرات متفاوتی دارند و بقیه ممکن است مخالف باشند.
راهکارهای مقابه با پارکینسون بی اهمیتی
قانون بی اهمیتی یک مشکل رایج در تمام فعالیت های انسانی مربوط به مدیریت زمان است. اما راهکاریی برای آن وجود دارد تا در دام این مشکل گرفتار نشویم در ادامه چند مورد از آن را توضیح خواهیم داد:
- اهداف روشن و فهرست کوتاهی از کارها داشته باشید: اطمینان حاصل کنید که وظایف شما به اندازه کافی کوتاه و واضح هستند تا بتوانید به آنها رسیدگی کنید.
- مهمترین کارهای خود را در ابتدای لیست قرار دهید: برای اطمینان از اینکه زمان لازم را برای مهم ترین کارها صرف می کنید، آنها را در بالای لیست کارهای خود قرار دهید. اگر برای یک مورد مهمتر به زمان اضافی نیاز دارید، حداقل فعلا زمان لازم برای انجام آن را دارید.
- مسائل بی اهمیت را بشناسید: اکنون که قانون پارکینسون را می دانید، می توانید بیشتر از آن آگاه شوید. اگر تیم شما مستعد این رفتار است، مطمئن شوید که آنها نیز با آن آشنا هستند. حتی می توانید این مقاله را با آنها به اشتراک بگذارید.
- در مقابل هم تیمی های خود خجالت نکشید: در صورت نیاز، می توانید با احترام نظر خود را به طور موثرتر منتقل کنید. چیزی مثل این بگویید:
- “به نظر می رسد که ما زمان زیادی را صرف موارد با اولویت پایین تر می کنیم…”
- من از اشتیاق گروه نسبت به این موضوع قدردانی می کنم. با این حال، بهتر است وقتمان را صرف…»
- من از اشتیاق گروه نسبت به این موضوع قدردانی می کنم. با این حال، ما باید تصمیم نهایی را بگیریم.»
- برای ادامه کار موافقت کنید: هنگامی که موارد بی اهمیت را شناسایی و به آنها اشاره کردید، تیم می تواند با رفتن به موضوع(های) مهم تر موافقت کند. اگر هدف تصمیم گیری است، تیم را وادار به رأی گیری کنید، آن را انجام دهید و ادامه دهید. اگر موضوع دوباره مطرح شد، می توانید با مهربانی به آنها یادآوری کنید که رای گیری انجام شده، تصمیمی گرفته شده است و مورد بسته شده است.
نتیجه گیری
به طور خلاصه، مراقب قانون کم اهمیت بودن پارکینسون باشید. “اگر برای انجام کاری زمان کمتری به خود اختصاص دهید، احتمالاً کار خوبی انجام خواهید داد، بدون اینکه ساعتی را صرف انجام کارهای غیر ضروری کنید.” بنابراین، به جای اینکه کاری را در سال آینده، ماه آینده یا هفته آینده تمام کنید، قانون پارکینسون را به خاطر بسپارید، زیرا به احتمال زیاد، می توانید آن را همین امروز تمام کنید!
